ProDi: Prozessinnovation und Digitalisierung im organisierten Kleinwald

Das übergeordnete Ziel des Projektes ist es, der forstlichen Praxis Vorgangsweise und Potentiale der Prozessinnovation sowie der Digitalisierung konkret anhand eines Beispiels (WV Salzburg und LK Salzburg) aufzuzeigen. In Salzburg hat sich der Waldverband Salzburg, zu dessen Stärken Ortkenntnis und Nähe zu den lokalen WaldbesitzerInnen zählen, bei der professionellen Vermarktung von Holz bestens etabliert. Über 6.700 Mitgliedern nutzen diverse Services auf dem Gebiet der Holzproduktion, Vermarktung und Verwertung und werden auch in allen übrigen mit der Waldwirtschaft zusammenhängenden Fragen unterstützt. Um Effizienz und Effektivität der Services zu erhöhen, sind Prozessinnovation und Digitalisierung im organisierten Kleinwald erforderlich.
Im Rahmen dieses Projektes sollen mithilfe von Geschäftsprozessanalysen die Prozesse im organisierten Kleinwald durch Prozessinnovationen und Digitalisierung effizienter gestaltet werden. Dafür werden Geschäftsprozessanalysen durchgeführt und die Prozessabläufe diverser Services in einem Geschäftsprozessmanagementtool dargestellt und analysiert. Die Ergebnisse werden in Workshops mit den Prozessverantwortlichen (z.B. Regionalwaldhelfer, Ortswaldhelfer, MitarbeiterInnen der LK Salzburg) eingehend diskutiert und gemeinsam werden Verbesserungspotentiale beleuchtet und Lösungswege unter Einbeziehung der Digitalisierungspotentiale erarbeitet. Hierfür umfasst das Projekt ein übergeordnetes Hauptziel sowie zur Erreichung dessen notwendigen Teilziele.
Hauptziel: Steigerung der Effizienz der Prozesse im organisierten Kleinwald mittels Prozessinnovation und Digitalisierung.
Teilziele: (1) aktuelle Geschäftsprozesse anhand einer Fallstudie (WV Salzburg und LK Salzburg) erfassen, (2) Geschäftsprozessmodelle als Analysebasis erstellen, (3) partizipative Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse, (4) partizipatives Design von Prozessinnovationen unter Einbeziehung der Digitalisierung und (5) Vorbereitungen zur Implementierung durchführen.

Um die entsprechenden Daten bzw. Grundlagen zu Informations- und Materialflüsse sowie zu Entscheidungs- und Planungsvorgängen, die zur Erreichung des Hauptzieles notwendig sind, bereitstellen zu können, müssen vorab die genannten Teilziele erreicht werden.
Teilziel (1): Zur Erfassung der Daten bzw. Grundlagen zu Informations- und Materialflüssen sowie zu Entscheidungs- und Planungsvorgängen werden strukturierte Interviews mit den wesentlichen, beteiligten Akteuren des Waldverbandes Salzburg bzw. der LK Salzburg und weiteren im Laufe der Erhebungen als wichtig aufscheinenden Akteuren durchgeführt. Weiters werden als Grundlage für eine SWOT-Analyse subjektive Bewertungen zur Prozessperformance sowie, soweit vorhanden, objektive Leistungswerte für den Gesamtprozess und wichtige Teilprozesse erhoben.
Teilziel (2): Aufbauend auf den Ergebnissen der Arbeiten zu Teilziel 1 werden Geschäftsprozessmodelle als Analysebasis mithilfe von Geschäftsprozessmanagement-Modellingtoolkits erstellt und visualisiert. Im Rahmen von Workshops werden die erstellten Geschäftsprozessmodelle von den Prozessverantwortlichen verifiziert und validiert.
Teilziel (3): Die Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse erfolgt anhand der überarbeiteten, allgemein akzeptierten Geschäftsprozessmodelle einerseits durch den am Projekt beteiligten Prozessexperten, anderseits aber in partizipativer Weise in Workshops mit den Prozessverantwortlichen in einer, vom Experten moderierten, Struktur. Damit wird sichergestellt, dass durch die intensive und frühzeitige Einbindung der Praxis entsprechendes Fachwissen in die Analyse eingebunden wird. Die Geschäftsprozessanalyse wird durch SWOT- und Paretoanalysen ergänzt, deren Ergebnisse in den Workshops vorgestellt und diskutiert werden.
Teilziel (4): Aufbauend auf den gemeinsam entwickelten und bewerteten Analyseergebnissen erfolgt das partizipatives Design von Prozessinnovationen unter Einbeziehung der Digitalisierung. Redesignte Prozesse (ein Prozess ist Bündel von Aktivitäten, für das ein oder mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden und das für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt, vgl. Hammer & Champy 1995) erzielen Verbesserungen in wichtigen und messbaren Leistungsgrößen in den Bereichen Kosten, Qualität, Service und Zeit.
Teilziel 5: Vorbereitung der Implementierung: Die Auswirkungen des Redesigns unter Einbeziehung der Digitalisierung von (Teil-)Prozessen auf die aktuellen Prozesse sowie auf die Organisationsstruktur werden anhand der Modellierung von E-Geschäftsprozessmodellen dargestellt. Anhand wesentlicher Kriterien zur Auswahl von Prozessen, die sich für ein Redesign besonders eignen (wie bestehende Schwierigkeiten, Auswirkungen Kunden sowie einfache Machbarkeit), werden die erfolgversprechendsten Implementierungsprojekte ausgewählt und formuliert.

AP/AM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PM K ZB EB
1 M1
2 M2
3 M3
4 M4
5 M5
Tabelle 1: Projekt-Zeitplan: AP = Arbeitspaket, AM = Arbeitsmonat, PM = Projektmanagement, K=Kick-off Veranstaltung, ZB = Zwischenbericht, EB = Endbericht, M = Meilenstein.

Zur Erreichung der Projektziele wurde ein detaillierter Projektplan entwickelt, um sowohl auf vorhandenes Theoriewissen aus der Wissenschaft aufzubauen und vor allem vorhandenes Praxiswissen der verschiedenen Akteure optimal zu integrieren. Hierfür übernimmt das Projektmanagement (PM) die Finanzplanung, das Projektcontrolling und die interne Qualitätssicherung sowie die Berichtslegung und Organisation von Meetings bzw. Workshops. Dies beinhaltet die Erstellung eines Zwischenberichtes (ZB), der später in den umfangreichen Endbericht (EB) integriert wird.
Das Projekt umfasst fünf Arbeitspakte (AP), die allesamt mit der Erreichung des jeweiligen Meilensteins (M1–M5) abgeschlossen werden: AP1 Daten – und Prozesserhebung, AP2 Geschäftsprozessmodellierung, AP 3 Analyse der Geschäftsprozesse, AP 4 Prozessinnovationen und Digitalisierung und AP 5 Vorbereitung der Implementierung.
Ein intensiver Wissensaustausch zwischen Praxis und Wissenschaft wird in allen Arbeitspaketen angestrebt und durch regelmäßiges Feedback sichergestellt. Dies erfolgt im Besondern durch Interviews und Datenerhebung (AP1), sowie partizipativ im Rahmen von Workshops (AP 2 bis 4) und bei der Erarbeitung der Implementierungsvoraussetzungen (AP5).

Der Klimawandel führt zu immer häufiger auftretenden, drastischen Wetterkapriolen (Stürme, Eisbruch, Nassschnee, Trockenperioden), die gemeinsam mit nachfolgenden Schäden durch Forst-Kalamitäten (v.a. Borkenkäfer) immer höhere Schadholzmengen verursachen. Der Kleinwald in Österreich steht bei der Bewältigung des Schadholzaufkommens sowie bei der nachfolgenden Aufforstung eines klimafitten Waldes vor gewaltigen Herausforderungen, denen viele KleinwaldbesitzerInnen nur durch die tatkräftige Unterstützung von Waldbesitzerorganisationen gewachsen sind. Die Waldverbände und Waldwirtschaftsgemeinschaften sind dadurch ihrerseits extrem gefordert, mit den bestehenden Ressourcen die rasant gewachsenen Anforderungen bei Beibehaltung einer hohen Qualität erfüllen zu können.
Digitalisierung und Prozessinnovation sind deshalb für den gesamten (organisierten) Kleinwald in Österreich von eminenter Bedeutung für die erfolgreiche Bewältigung dieser anspruchsvollen Aufgaben. Die Entlastung der MitarbeiterInnen der Waldverbände vor Ort sowie in der Administration ermöglicht die rasche Aufarbeitung und Abfuhr von Schadholz im Kleinwald, sichert geerntetes Holz vor weiteren Qualitäts- und Wertverluste durch kurze Lagerzeiten und spielt Ressourcen für die Beratung bei der anschließenden Wiederaufforstung frei. Da viele Waldverbände vor allem in strukturell benachteiligten Regionen aktiv sind, werden dadurch auch Arbeitsplätze und Einkommen durch Holzernte, Holztransport und Aufforstung gesichert und zur Resilienz sowie Versorgungssicherheit der belieferten Holzindustrie beigetragen. Auch die Waldstrategie 2020+ verweist auf die beschriebene Risikolage und formuliert das Ziel „Schaffung und Ausbau geeigneter Instrumente zur Erhöhung der ökologischen und ökonomischen Krisenresistenz des Wald- und Holzbasierten Sektors“, das durch die „Entwicklung eines sektoral vorsorgenden, integrierenden Risiko- und Krisenmanagements“ erreicht werden soll (BMNT 2018). Das vorliegende Projekt liefert diesbezüglich zur Verbesserung, Sicherung und nachhaltigen Entwicklung der ökonomischen Nutzfunktion des österreichischen Waldes Prozessinnovationen und unterstützt die forstliche Praxis im Kleinwald maßgeblich bei der effizienten Bewältigung von Kalamitäten.